هزینه غرفه سازی و راهکار های کاهش قیمت

برای آنکه کسب‌وکار خود را در سطح وسیعی از مخاطب معرفی نمایید، شما نیز به حضور در نمایشگاه احتیاج پیدا خواهید کرد. اما حضور در نمایشگاه تنها به این امر بسنده نخواهد کرد، بلکه برای آنکه با رقبا خود به بهترین نحو بتوانید رقابت کنید باید حضوری پررنگ و در شان کسب‌وکار خود داشته باشید. برای آنکه در نمایشگاه بتوانید کسب‌وکار خود را معرفی کنید باید غرفه نمایشگاهی داشته باشید که با اقدام بر این امر هزینه غرفه سازی بر شما متحمل خواهد شد. هزینه‌های مربوط به غرفه‌های نمایشگاهی معطوف به نوع حضور شما در نمایشگاه است بدین منظور که اغلب، این هزینه‌ها متغیر بوده و وابسته به انتخاب شما(مشارکت کننده) انجام می‌شود.

قدم اول برای آنکه غرفه‌های نمایشگاهی را برای معرفی کسب‌وکار خود آماده نمایید، برآورد هزینه‌های حضور در نمایشگاه است. ابتدا فهرستی از عوامل، را برای آماده‌سازی غرفه و حضور خود در نمایشگاه، تهیه کنید و با توجه به بودجه برنامه‌ریزی‌شده بر اقلام، افزوده و یا کسر کنید. مدت‌زمانی که در نمایشگاه هستید یک بازه زمانی کوتاه بین 3 الی 7 روز کاری است، پس توجه داشته باشید که هزینه ‌ها باید منعطف بر این واحد زمانی برنامه‌ریزی و انجام‌پذیرند. درواقع مصالح و وسایل موردنیاز برای حضور در نمایشگاه همان اقلام هزینه  بری هستند که بر شما وارد می‌شوند، و مشارکت کننده برحسب کیفیت میزان آن‌ها، هزینه را برآورد خواهد نمود.

شما برای حضور در نمایشگاه می‌توانید دو راه را انتخاب کنید:

1-خودتان، غرفه سازی را بر عهده گیرید.

2- غرفه سازی را بر عهده یک شرکت غرفه سازی بگذارید.

شرکت غرفه سازی طرح و ایده ملل با همکاری گروهی از یک تیم مجرب در طراحی و آرایه‌گری غرفه سازی می‌تواند شما را برای حضور در نمایشگاه همراهی کند.

و اما شروع هزینه‌ها با انتخاب نوع غرفه آغاز می‌شود.

در حالت کلی 4 نوع غرفه(ردیفی، نبشی،شبه‌جزیره‌ای، جزیره‌ای) با توجه به زاویه دیدی که به مخاطب خواهید داشت، وجود دارد و هرکدام از آن‌ها، هزینه ‌های خاص خود را بر مشارکت کننده تحمیل می‌دارد.

متراژ غرفه انتخابی یکی از المان ‌های هزینه ‌ساز در غرفه و غرفه سازی محسوب می‌شود.

متراژ از دودسته برای برآورد هزینه مورد بررسی قرار می‌گیرد:

1-متراژ و اجاره غرفه : مشارکت کننده باید در نظر داشته باشد که هر چه متراژ بالاتری را برای غرفه خود انتخاب کند درنتیجه باید هزینه اجاره بیشتری را به نمایشگاه پرداخت نماید.

2-متراژ و دکوراسیون : متراژ غرفه و هزینه غرفه سازی به ازای هر متر با یکدیگر رابطه عکس دارند.

به طبع هر چه متراژ بالاتری را برای غرفه کسب‌وکار خود انتخاب نمایید هزینه اجاره و غرفه سازی بیشتری نیز باید پرداخت نمایید.

هزینه‌های مربوط به نوع غرفه سازی

غرفه سازی در نمایشگاه به دو صورت کلی انجام می‌گیرد:

1-غرفه سازی به سبک خاص (خودساخته)

2-غرفه سازی به سبک پیش‌ساخته

هرکدام از موارد بالا خود به دسته‌ها و زیرمجموعه‌های دیگری تقسیم می‌شوند و البته با توجه به نوع، هرکدام هزینه‌های متفاوتی خواهند داشت.

غرفه سازی از نوع خاص بدین منظور است که غرفه دار با توجه به نیاز خود از تجهیزات استفاده نموده و یا اقدام به ساخت آنان، می‌کند این امر در قبال آن نکته قرار می‌گیرد که در غرفه سازی به سبک پیش‌ساخته به‌نوعی متفاوت است.

هزینه غرفه سازی به سبک خاص، مطمعنا کمتر بوده و مطابق نیاز مشارکت کننده انجام می‌شود درصورتی‌که هزینه غرفه سازی به سبک پیش‌ساخته گران‌تر است.

شما برای حضور در نمایشگاه به یک سری وسایل جانبی اما الزامی احتیاج دارید، که جز بایدهای هزینه ‌ای شما تلقی می‌گردد.

وسایلی ازجمله میز، صندلی، قفسه، چای‌ساز،وسایل پذیرایی(شیرینی،شکلات)، ظروف پذیرایی و …

نمی‌توانید از وجود این لوازم اجتناب کنید و بهتر است از همان ابتدا هزینه‌های مربوط به آن را برآورد نمایید.

اگرچه هرکدام از موارد بالا خود می‌تواند بست و گسترش یابد به‌عنوان‌مثال اگر شما در نمایشگاه برای عقد قرارداد قرار ملاقات داشته باشید نمی‌توانید به یک میز و صندلی ساده بسنده کنید بلکه باید از میز و صندلی‌های VIP استفاده نمایید.

یا برای موردی دیگر با توجه به فصل حضور شما در نمایشگاه، نوشیدنی و وسایل پذیرایی به دودسته تقسیم خواهد شد:

1-وسایل پذیرایی برای مخاطبان عام

2-وسایل پذیرایی برای مخاطبان خاص

طبیعتاً برای مخاطبان عام خود احتیاج نخواهید داشت که سنگ تمام بگذارید اما برای مخاطبان خاص خود باید دقت نظر داشته و برای جذب مشتری اقدامات لازم و پیش‌بینی‌های اولیه را انجام دهید.

هزینه‌های کاتالوگ

برخی از مشارکت کننده‌ها در نمایشگاه بر این باورند که حضور در نمایشگاه خود به‌تنهایی تبلیغ جامعی برای کسب‌وکار، حساب می‌شود و نیاز به کاتالوگ نخواهد بود.

تأثیر کاتالوگ کمتر از حضور شما در نمایشگاه نیست، چراکه مخاطب پاسخ تمامی سؤال‌های خود را به‌صورت مکتوب در خواهد یافت و از همه مهم‌تر پس‌ازآنکه نمایشگاه تمام شود هرگاه به کاتالوگ نگاه کند، مجدد ویژگی‌های کسب‌وکار شما برای وی معرفی خواهد شد.

هزینه‌های کارکنان

اتحاد و یکدستی کارکنان کسب‌وکار شما، در نمایشگاه خود یک امتیاز مثبت تلقی خواهد شد چراکه نظم و همدلی را در ذهن مخاطب تداعی خواهد نمود.

این امر خود جزء هزینه غرفه سازی قلمداد می‌شود اما تأثیر بسزایی در ذهن مخاطب بر جای می‌گذارد.

می‌توان این هزینه‌ها را بست و گسترش داد مانند تهیه پیکسل‌هایی با عنوان کسب‌وکار شما برای کارکنان، لیوان‌هایی با طراحی لوگوی کسب‌وکارتان و …

البته این نکته شایان ذکر است که باید برای کارکنان حق مأموریت نیز در نظر گرفته شود که خود جزء هزینه‌های برآوردی قرار می‌گیرد.

طراحی و دکوراسیون غرفه

یکی از عوامل اصلی در هزینه غرفه سازی مربوط به قسمت طراحی و دکوراسیون غرفه کسب‌وکار مشارکت کننده می‌شود.

برای طراحی و دکوراسیون غرفه دو نکته حائز اهمیت است:

1-توجه به نوع غرفه انتخابی

2-توجه به متراژ غرفه انتخابی

هر دو عامل سبب می‌شود تا هزینه غرفه سازی متغیر گردد و تأثیر در هزینه برآوردی بیش از موارد یادشده است.

نوع غرفه انتخابی، یعنی شما با مخاطب از چه جهاتی در ارتباط هستید و مسلماً هرچه زاویه دید بیشتر باشد دست شما برای طراحی و دکوراسیون باز تر خواهد بود و این امر خود سبب افزایش هزینه غرفه سازی خواهد شد.

نکته ای که در مورد متراژ غرفه‌های نمایشگاهی و هزینه غرفه سازی حائز اهمیت است این است که هر چه متراژ غرفه نمایشگاهی انتخابی شما کوچک‌تر باشد هزینه غرفه سازی شما به ازای هر متر بیشتر خواهد بود.

بدین مفهوم که شما برای 26 مترمربع از غرفه خود، کارگر، غرفه ساز و دیگر هزینه‌ها را متحمل می‌شوید که اگر تقسیم‌بر هر مترمربع گردد این هزینه‌ها بیش از هزینه‌ای است که برای 100 مترمربع در هر مترمربع برای شما خواهد داشت.

المان دیگر و تأثیر آن بر هزینه غرفه سازی استفاده از نوع متریال در غرفه سازی است.

درهرصورت تمامی مشارکت‌کنندگان درصدد آن هستند که با هزینه‌ای کم بهترین تبلیغ و البته مجلل‌ترین غرفه را داشته باشند.

یکی از متریال هایی که می‌تواند رضایت مشارکت کننده را برای تحقق این امر جلب نماید استفاده از نئوپان در طراحی و غرفه سازی است.

نئوپان با توجه به ویژگی‌های منعطفی که نسبت به غرفه سازی دارد هم می‌تواند اکثر نیازهای مشارکت کننده را برآورده کند و هم می‌تواند هزینه غرفه سازی را کاهش دهد.

هزینه غرفه سازی لوکس

یکسری از هزینه‌ها در غرفه سازی به‌عنوان هزینه‌های لوکس و اختیاری مطرح می‌شوند.

هزینه غرفه سازی مربوط به اهدا هدایا: در واقع این نوع هزینه‌ها زمانی اتفاق می‌افتد که شما در برنامه چندروزه خود برای حضور در نمایشگاه ملاقات با مدیران را داشته باشید، در این صورت بهتر است برنامه‌ریزی برای تهیه هدیه و یا گیفتی شکیل برای آنان را داشته باشید که عموماً این هدایا با تعداد اندک اما کیفیت بالا تهیه خواهند شد.

هزینه غرفه سازی مربوط به گل‌آرایی

گل‌آرایی یکی از هزینه‌های مربوط به غرفه سازی به شمار می‌آید که اغلب بدان توجه ویژه‌ای نمی‌شود، در صورتی که با توجه به این گزینه می‌توان در طراحی غرفه تأثیر مثبت و چشم‌گیری را مشاهده نمود.

گلدان، ریسه‌های گل با متراژهای متفاوت و البته با در نظر گرفتن دکوراسیون داخلی غرفه،درختچه‌های تزیینی و غیره

هزینه غرفه سازی مربوط به گیفت به افراد عادی

شما می‌توانید با توجه به بودجه برنامه‌ریزی‌شده هزینه‌ای را به تهیه اشانتیون برای مخاطبان عادی خود کنار بگذارید.

با این کار یک تأثیر مثبت و خاطره خوب از کسب‌وکار خود در ذهن مخاطب خواهید گذاشت.

در واقع شما مشارکت کننده عزیز باید توجه داشته باشید که برآورد هزینه غرفه سازی خود یک پروسه برنامه‌ریزی‌شده است که باید با توجه به اطلاعات قبلی و در مدت زمان مناسب و با آرامش انجام شود.

مدیران موفق در ابتدای سال مالی خود بودجه مربوط به هزینه غرفه سازی را کنار می‌گذارند تا در زمان مقرر با مشکلات احتمالی روبه‌رو نشوند.

زمان مناسب برای اقدام به غرفه سازی حدود یک ماه قبل از شروع نمایشگاه است.

هرچه این مدت‌زمان کوتاه‌تر باشد با ورود عجله به این کار، هزینه‌های شما بیشتر و البته ممکن است اضافی و بی‌برنامه صورت پذیرد.

درواقع تأثیر حضور در نمایشگاه و غرفه سازی آن‌قدر می‌تواند مثبت و چشم‌گیر باشد که بسیاری از کسب‌وکارهای جدی و حتی نوپا برای حضور در نمایشگاه برنامه‌ریزی‌های ممکنه را انجام می‌دهند.

نکته اینجاست که شناخت و برنامه‌ریزی برای هزینه غرفه سازی باید به‌گونه‌ای انجام شود تا سبب زیان بر غرفه دار نشود بلکه با توجه به بودجه احتمالی بهترین امکانات فراهم گشته و از حضور در نمایشگاه لذت ببرید.

اگر تصمیم بر این امر دارید که غرفه سازی خود را به شرکت‌های غرفه سازی بسپارید توجه داشته باشید که این وظیفه شما است تا از همان ابتدا بودجه پیشنهادی خود را برای هزینه غرفه سازی مشخص نمایید تا شرکت با توجه به بودجه شما، کار غرفه سازی را آغاز نموده و این امر سبب می‌شود تا از بروز هزینه‌های اضافی و خارج از برنامه جلوگیری به عمل آید.

تماس برای دریافت مشاوره رایگان و  ارتباط یا کارشناسان غرفه سازی