اصول غرفه سازی و نکات طراحی و ساخت غرفه نمایشگاهی ایده آل

نمایشگاه‌ها و حضور در آنان می‌تواند یک فرصت طلایی برای تبلیغ و معرفی کسب و کار شما آن هم به‌گونه‌ای درست و حساب شده در کنار رقبایتان محسوب شود.پس با رعایت اصول غرفه سازی و طراحی غرفه از این فرصت به بهترین نحو استفاده کنید

بازدیدکنندگان یک نمایشگاه از 3 دسته تشکیل می‌شوند:

1-مخاطبان خاص

2-مخاطبان عام

3-مخاطبان خارجی

مخاطبان خاص: مخاطبان خاص کسب و کار شما شامل: همکاران، مدیران طرف قرارداد و البته رقبا شما هستند.

مخاطبان عام: مخاطبان عام کسانی هستند که برای اولین بار با کسب و کار و برند شما آشنا می‌شوند.

مخاطبان خارجی: نمایشگاه‌های بین‌المللی و البته کسب و کارهای تجاری عموماً بازدیدکنندگانی از سراسر دنیا خواهد داشت به همین منظور بهتر است در طراحی غرفه‌های نمایشگاهی دقت کافی به عمل‌آورید تا در معرفی کشور و البته کسب و کار خود موفق گردید.

برای آن‌که بتوانید حضوری پررنگ در نمایشگاه داشته باشید بهتر است با اصول و بایدهای غرفه سازی و طراحی غرفه آشنا شوید.

رعایت و توجه به این نکات کمک می‌کند تا علاوه بر مدیریت شرایط، بتوانید حضوری شایسته و در خور شان کسب و کار خود داشته باشید.

نمایشگاه به چه معنا است؟

در واقع نمایشگاه یک مکانی است که در مدت زمان کوتاهی و در شرایط یکسان محیطی در اختیار تولیدکنندگان، بازرگانان و تجار قرار می‌گیرد تا در زمان مقرر، بتوانند به معرفی کسب و کار خود و رونق آن بپردازند.

در واقع نمایشگاه‌ها به‌عنوان بنگاه‌های اقتصادی کوتاه‌مدتی هستند که می‌توانند صاحبان مشاغل و کسب و کار را برای معرفی برند خود کمک نمایند.

علت برپایی و حضور در نمایشگاه چیست؟

برپایی نمایشگاه علاوه بر آنکه سبب معرفی کسب و کار در سطح وسیعی از مخاطب می‌شود یک راه بی‌واسطه‌ای است تا تولیدکننده با مصرف‌کننده، به‌صورت مستقیم ارتباط برقرار نماید و در جهت جلب مخاطب تلاش کند.

یکی دیگر از علل‌های برپایی نمایشگاه، جذب بازاریاب و اخذ نمایندگی است.

به‌عنوان مثال شما در یک شهری با جمعیت معمولی، کسب و کاری در حال گسترش دارید، در این حین حضور شما در نمایشگاه به شما این فرصت را می‌دهد که با اخذ نمایندگی در شهرهای دیگر و بازاریاب‌های خبره،  فعالیت و کسب و کار خود را در شهر دیگری نیز گسترش دهید، با این کار می‌توانید با مخاطبان بیشتری در ارتباط باشید و کسب و کار خود را توسعه دهید.

نمایشگاه‌ها با توجه به هدف و البته نوع کسب وکار به 3 دسته تقسیم می‌شوند:

1-نمایشگاه عمومی

2-نمایشگاه تخصصی

3-نمایشگاه اکسپو

حال که برای حضور در نمایشگاه تصمیم گرفته‌اید باید یک سری اصول را رعایت نمایید که به‌صورت اجمالی به شرح هرکدام از آنان می‌پردازیم.

اصول غرفه سازی

1-برنامه‌ریزی و تعیین هدف

برای آنکه بتوان در نمایشگاه حضوری حساب شده داشت و تمام برنامه‌ها با نظم پیش رود باید با توجه به زمان مشخص نمایشگاه،یعنی حداقل یک ماه قبل از شروع نمایشگاه برای برنامه‌ریزی و تعیین هدف اقدام نمایید.

در برنامه‌ریزی‌ها مشخص کنید که اصلاً هدف از حضور شما و کسب و کارتان در نمایشگاه چیست؟

رقبای شما چه کسانی و چه برندهایی هستند؟

برای ارائه خدمات و معرفی چه برنامه‌ای دارید؟

مدت زمان حضور شما در نمایشگاه چه قدر است؟

از چه المان‌هایی برای غرفه سازی و تبلیغ کسب و کار می‌خواهید استفاده کنید؟

در واقع هدف از اینکه شما در نمایشگاه حضور می‌یابید تحقق این امر است که علاوه بر ثابت نگاه‌داشتن مخاطبان قبلی، مخاطبانی جدید نیز بیابید.

برای تحقق این امر باید برنامه‌ریزی داشته باشید که چه عمل گسترده‌ای درزمینهٔ شناساندن کسب و کار خود به کمک غرفه سازی و رعایت اصول غرفه سازی می‌توانید انجام دهید.

2-تعیین بودجه

دومین اصل غرفه سازی و راه‌اندازی یک غرفه در نمایشگاه این است که زمانی که شما برنامه‌ها و هدف از حضورتان در نمایشگاه را مشخص کردید باید بودجه اختصاصی مربوط به مخارج حضور خود در نمایشگاه را نیز تعیین نمایید.

یکی از اساسی‌ترین قسمت برآورد بودجه مخارج مربوط به غرفه سازی است.

با کمی تحقیق و جست‌وجو حدود کلی بودجه برآورد خواهد شد.

3-انتخاب مکان و نوع غرفه سازی

پس از برنامه‌ریزی و تعیین بودجه باید به دنبال انتخاب غرفه و نوع غرفه سازی باشید که تمامی این عوامل بستگی به بودجه تعیین شده خواهد داشت.

برای انتخاب مکان غرفه، اصول زیر را رعایت کنید:

الف)مکان غرفه بهتر است از درب ورودی دور نباشد.

ب)متراژ غرفه انتخابی خیلی پایین نباشد.

ج)با توجه به زاویه دیدی که نسبت به مخاطب است باید نوع غرفه سازی و اصول غرفه سازی  انتخاب و رعایت شود.

د)یکی از اصولی که در غرفه سازی، رعایت آن الزامی است، استفاده از نوع غرفه سازی متناسب با کسب و کار بوده، به‌عنوان مثال شما برای حضور در نمایشگاه پوشاک احتیاج نیست از غرفه سازی به سبک مدولار استفاده کنید، بلکه باید سبکی را انتخاب نمایید که به محصولات شما سازگار باشد.

تحقق این نکات فوق‌الذکر در باب اصول غرفه سازی با مشورت کارشناسان و مطالعه به‌آسانی انجام خواهد گرفت.

4-مدت‌زمان حضور در نمایشگاه

تمام کسانی که در نمایشگاه حضور می‌یابند می‌دانند که مدت‌زمان برپایی نمایشگاه یک بازه زمانی کوتاه مدت است.

بر سبب همین علت نیاز نیست از متر یال و مصالح غرفه سازی استفاده نمایید که مقاومت بالایی دارند.

مصالح غرفه سازی را به‌گونه‌ای انتخاب و استفاده نمایید که تنها برای همان بازه زمانی حضور شما در نمایشگاه قابل‌استفاده باشد.

آنچه امروزه بسیار موردپسند واقع می‌شود این بوده که در غرفه سازی از متریال قابل بازیافت و یا به‌اصطلاح زیست‌تخریب‌پذیر استفاده نمایید.

این اصل در غرفه سازی و رعایت آن سبب کاهش و مدیریت هزینه‌ها می‌شود.

5-نورپردازی و اثرات آن در غرفه‌های نمایشگاهی

در واقع نورپردازی نتیجه تلاش شما را برای طراحی غرفه و تکمیل غرفه سازی آشکار می‌کند.

استفاده از نورپردازی به‌جا و درست که مطابق با دکوراسیون و البته طراحی غرفه شما باشد، یکی از اصول غرفه سازی است که غرفه نمایشگاهی شما مخاطبان را به سمت خود جذب نماید.

به هنگام نورپردازی چند اصل مهم را رعایت کنید:

الف)برای آنکه خاص باشید در نمایشگاه یک دوری بزنید و اگر رقبای شما از نورپردازی‌های شلوغ برای جلب مخاطب استفاده کرده‌اند شما از نورپردازی‌های لایت و ترکیب رنگی آرامش‌بخش استفاده نمایید.

ب)رنگی که برای نورپردازی استفاده می‌کنید متناسب با ست طراحی غرفه‌تان انتخاب نمایید.

هماهنگی و نظم اولین بارزه‌ای است که مخاطب را جذب غرفه شما خواهد نمود.

ج) از نورپردازی در خطوط و انحناهای غرفه خود غافل نشوید. این نکته می‌تواند با ایجاد سایه‌ها و ترکیب‌های رنگی متفاوت، جلوه خاصی به غرفه شما بخشد.

6-برقراری ارتباط و ایجاد نظم در غرفه نمایشگاهی

شما برای جلب مخاطب تمامی تلاش خود را می‌کنید اما توجه داشته باشید که نوع برقراری ارتباط و ایجاد نظم در غرفه یکی از اصول غرفه سازی مطلوب محسوب می‌شود.

بهتر است در غرفه شرح وظایف توسط مدیر غرفه بیان گردد تا یکی از کارکنان مسئول این امر باشد که از مخاطبان دعوت به عمل آورد تا به داخل آمده و آنجا به گفت‌وگو بپردازد.

انجام این عمل کمک می‌کند تا:

1-در راهرو با ازدحام مواجه نباشیم که خود سبب می‌شود تا غرفه شما بیشتر معرض دید مخاطب قرار گیرد و هزینه‌های غرفه سازی در جهت درستی مصرف گردد.

2-حضور همیشگی مخاطبان در غرفه، که خود یکی از استراتژی‌های جلب مخاطبان دیگر است.

3-ایجاد نظم و برقراری ارتباطی صحیح و آرام.

7-استفاده از استند و دیگر المان‌های تبلیغاتی

یکی از اصول‌های غرفه سازی که گاه در کمال اشتباه کنار گذاشته می‌شود استفاده از استند های تبلیغاتی است.

استفاده از استند های تبلیغاتی در غرفه سازی می‌تواند نتیجه‌ای مثبت در طراحی غرفه و غرفه سازی ایفا نماید.

شما می‌توانید تبلیغات و چند جمله از توضیحات کسب و کار خود را بر روی استندها استفاده کنید تا مخاطبان در هنگام حرکت در راهرو با خواندن چند جمله کوتاه با کسب و کار شما آشنا شوند.

استفاده از کاتالوگ در اصول غرفه سازی و رعایت آن یکی از المان‌های کاربردی محسوب می‌شود.

کاتالوگ و بروشور یکی از تجهیزات همیشگی است که اکثر غرفه داران از آن استفاده می‌کنند باید از این نکته بهره برده و در طراحی و شیوه استفاده آن، نوگرایی و خلاقیت را به کار برید تا بتوانید از رقبای خود پیشی گیرید.

8-مدیریت خلاق در غرفه سازی

اصل هشتم از اصول غرفه سازی، که جزء کلیدی‌ترین اصول غرفه سازی محسوب می‌شود حضور مدیر کارآمد و خلاق است چراکه تمام کارها با مدیریت و زیر نظر مدیریت غرفه سازی انجام می‌شود تا غرفه آماده و تحویل مشارکت‌کننده شود بدین منظور در انتخاب خود دقت نظر را رعایت فرمایید.

مدیریت غرفه و مدیریت غرفه سازی نمایشگاهی وظایف متفاوتی دارند.

مدیر غرفه سازی: این نوع مدیریت مربوط به زمانی است که مشارکت‌کننده مکان و نوع غرفه سازی را انتخاب نموده(به‌تنهایی یا با همکاری شرکت‌های برگزارکننده) و حال نیاز به یک مدیر برای اجرا و آماده‌سازی غرفه دارد.

مدیر غرفه: مدیر غرفه شخصی است که پس از آماده‌سازی غرفه نمایشگاهی، کار خود را شروع می‌کند و مسئولیت‌های وی اعم از:

1-آموزش کارکنان

2-نظارت بر امور غرفه

3-برنامه‌ریزی برای چگونگی استفاده از المان‌های تبلیغاتی مانند کاتالوگ و بروشور

4-ارزیابی ساعت شلوغ نمایشگاه

5-مدیریت و مستندسازی گزارش‌های مربوط به حضور در نمایشگاه

رعایت اصولی که در بالا ذکر شد هرکدام می‌تواند سبب شود تا غرفه و اعمالی که برای غرفه سازی انجام داده‌اید در جهت مثبت معرفی کسب و کار شما باشند.

بدین منظور اصول غرفه سازی یکی از نکاتی است که تمامی مدیران صاحب کسب و کار و یا قسمت‌های مربوطه باید از آن مطلع گردند.

شرکت طرح و ایده ملل برای تحقق این امر با همکاری گروهی از طراحان و متخصصان غرفه سازی گرد هم آمده‌اند تا با رعایت دقیق اصول غرفه سازی آنچه شایسته معرفی کسب و کار شما است را برای شما تدارک بینند.

تماس برای دریافت مشاوره رایگان و  ارتباط یا کارشناسان غرفه سازی