مهم‌ترین نکات و مراحل برای اخذ مجوز غرفه‌ سازی

از جمله عاقلانه ‌ترین کارهایی که هر شرکت می‌تواند برای معرفی محصولاتش و یا شناساندن برند خود به مخاطبین انجام دهد، برپایی غرفه در نمایشگاه‌ های مختلف است. اما شرکت در نمایشگاه‌ ها و غرفه‌ سازی، مراحل و قوانین خاصی دارد که برپا کننده غرفه باید از وجود آن‌ها آگاه بوده و در انجام آن‌ها تلاش و کوشش نماید.شرکت طرح و ایده ملل در مقاله‌ای که هم اکنون مطالعه می‌فرمایید قصد دارد تا مراحل اخذ مجوز غرفه‌ سازی را با شما در میان بگذارد. پس با ما همراه باشید تا از این موضوع مهم اطلاع یابید.

**یک نکته مهم در گرفتن مجوز غرفه‌ سازی این است که شما مشخص کنید غرفه خودساز می‌خواهید و یا پیش‌ساخت**

• شرکت سهامی نمایشگاه‌ها لیست مشخصی از پیمانکاران غرفه‌ساز دارد. اولا پیمانکاری که شما جهت غرفه‌ سازی انتخاب می‌کنید، باید جزو لیست این شرکت باشد و این پیمانکار باید یک معرفی‌نامه کتبی از شرکتی که با آن قرارداد بسته است را ارائه کند. علاوه بر این موارد، باید نام شرکتی که پیمانکاری انجام می‌دهد به اضافه مهندسی که مسئول این کار است به همراه آدرس و شماره تلفن درج شود.

• نقشه‌هایی که قرار است از غرفه شما به مرحله اجرا برسد، باید با ذکر نام شرکت‌تان، نام پیمانکاری که طراحی و اجرای غرفه را انجام می‌دهد و همچنین تاریخی که طراحی‌ها انجام شده‌اند را در سایت انجمن غرفه سازی بارگذاری شود. دقت کنید که همه این نسخه‌ها باید رنگی باشند.

• یکی از مهم‌ترین مراحل در گرفتن مجوز غرفه‌ سازی، سپردن ضمانت نامه است

از آن‌جا که خیلی از غرفه‌داران در برپایی غرفه خویش تخلف می‌کنند (برای مثال غرفه خود را دیر آماده می‌کنند و باعث به هم ریختگی نمایشگاه می‌شوند و یا به نمایشگاه خسارت وارد می‌نمایند)، وجود یک ضمانت نامه الزامی است. مبلغ این ضمانت نامه به متراژ غرفه بستگی دارد. لازم به ذکر است که این ضمانت نامه به صورت امانت نزد بخش فنی ستاد نمایشگاه محفوظ خواهد ماند و در صورتی که خسارات احتمالی برآورد نشد، مبلغ ضمانت نامه عینا به شما بازگردانده خواهد شد.اگر از جانب غرفه شما خسارتی به نمایشگاه وارد شده بود، پس از بررسی‌های لازم، این خسارات صورت‌جلسه شده و مابقی پول به شما بازگردانده خواهد شد.

• فرم‌هایی جهت تعهد غرفه‌ سازی وجود دارد که شرکت پیمانکار و مهندسی که پیمانکاری را بر عهده دارند باید به آن‌ها متعهد شده و این دستورالعمل‌ها را امضا نمایند.

(شرکت‌های پیمانکار غرفه‌ سازی باید پروانه نظام مهندسی داشته باشند. مهندس پیمانکار حتما باید یک کپی از پروانه نظام۱ مهندسی خود را ارائه نموده و همچنین فعالیت شرکت غرفه‌ساز نیز باید به تایید برسد. در غیر این صورت قادر به اخذ مجوز غرفه‌ سازی نخواهید بود).

• ستاد برگزاری نمایشگاه تاریخ‌های مشخصی را برای بررسی کردن طرح‌های شما در دست دارد و آن را به شما نیز اعلام می‌دارد. اگر شرکت شما و یا پیمانکاری که قرار است غرفه‌ سازی را انجام دهد در روز و ساعت مقرر مراجعه نکنند، غرفه شما به صورت یک غرفه پیش‌ساخت از جانب نمایشگاه مجهز خواهد شد و خسارات احتمالی همگی بر عهده شرکت شماست.

• توجه کنید که اگر ابهام، نقصان و یا اشتباهی در مدارک ارائه شده از جانب شما وجود داشته باشد، طرح شما تایید نشده و مجوز غرفه‌ سازی به شما تعلق نخواهد گرفت.

• شرکت غرفه‌ساز باید تعهد نامه‌ای را جهت ارائه به موقع غرفه، ممارست در انجام امور ایمنی، حفظ استانداردهای لازم در ساخت غرفه و دستورالعمل‌های لازم جهت آرایش غرفه ارائه نماید. اگر در این موارد تخلفی صورت بگیرد، شرکت غرفه‌ساز باید پاسخگو باشد، در غیر این صورت جریمه خواهد شد.

• برای داشتن مجوز غرفه‌ سازی، نیاز به ثبت‌نام هم دارید. از آن‌جا که ممکن است غرفه و یا سالنی که غرفه‌تان را در آن برپا می‌کنید بعد از مدتی کوتاهی به غرفه‌دار دیگری اختصاص یابد، به هنگام ثبت‌نام، زمان مشخص برای برپایی غرفه و جمع کردن آن به اطلاع شما خواهد رسید.

• بدیهی است که بدون داشتن مجوز غرفه‌ سازی اجازه وارد کردن هیچ ابزار و ادواتی به نمایشگاه را نخواهید داشت. بنابراین اگر به عنوان یک شرکت غرفه‌ساز تمایل به ساخت چند غرفه در یک نمایشگاه را دارید، باید برای هر غرفه مجوزی جداگانه در دست داشته باشید. در غیر این صورت پرداخت خسارت‌های احتمالی به عهده شما خواهد بود.

• پس از دریافت مجوز غرفه‌ سازی اجازه هیچ گونه تغییر در طرح پیشنهادی خود را ندارید. در صورت انجام تغییر در طرح خود، متخلف محسوب شده و به برگزار کننده نمایشگاه اجازه تخریب و ساخت مجدد غرفه را می‌دهید. هزینه این کار نیز از ضمانت نامه سپرده شما برداشت خواهد شد.

(برگزار کننده نمایشگاه اجازه تغییر در طرح شما را دارد. در صورت تغییر طرح از جانب برگزار کننده، باید تغییرات لازم را لحاظ کنید).

• زمانی که اقدام به ساخت غرفه و یا تخریب آن می‌کنید، پیمانکاری که غرفه‌ سازی شما را انجام داده، به همراه یک کپی از مجوز برپایی غرفه، باید در محل حضور داشته باشد.

• به هنگام اخذ مجوز، باید به متراژ غرفه خود توجه لازم را مبذول دارید. اگر متراژ شما کمتر از ۲۴ متر مربع است باید از غرفه‌های پیش‌ساخت استفاده کنید و قادر نخواهید بود به سراغ غرفه‌های خودساز بروید.

اخطار

شما به عنوان یک غرفه‌دار باید مطلع باشید که گاهی افرادی فرصت‌طلب و سودجو، خود را از همکاران برگزار کننده نمایشگاه و آشنایان ایشان معرفی کرده و قصد بستن قرارداد و دریافت پول از شرکت کنندگان را دارند. در صورت مشاهده این افراد، فورا با مدیر اجرایی در نمایشگاه هماهنگ شده و از پرداخت پول به این افراد خودداری نمایید.

نتیجه‌گیری

شما به عنوان یک شرکت که ممکن است در زمینه‌های مختلف فعالیت نمایید، می‌توانید برای تبلیغ خود، از بزرگترین ویترین‌های کشور، یعنی نمایشگاه‌های تخصصی یا غیرتخصصی استفاده نمایید و به برپایی غرفه بپردازید. اما برای برقراری نظم در چنین مکانی، رعایت اصول و مقررات مشخص و پیروی کردن از یک سری دستوالعمل‌ها واجب است.

این اصول برای نظم بخشیدن به کار همه غرفه‌داران لازم است. پس ابتدا باید به اخذ مجوز مبادرت نموده و سپس این اصول را بدانیم.

شرکت طرح و ایده ملل در این مقاله تلاش کرد تا مراحل اخذ مجوز غرفه‌ سازی را برای شما بازگو کند. باشد که با دانستن این نکات راهتان در رسیدن به هدف هموار گردد.

برای دریافت مشاوره رایگان و  ارتباط یا کارشناسان غرفه سازی کلیک کنید